各研究生培养单位：

档案馆已将2014届研究生学位档案的数据全部导入档案管理系统，各单位可按照学位档案整理规范要求（见附件1）开始整理，并于5月31日前完成移交。为保证档案的齐全规范，结合去年学位档案检查实际，请各单位立卷时切实做好以下五项工作：

1、按照学位档案整理规范（附件1）收齐学生的档案材料，确保不缺漏不重复，必备档案（归档范围表中标记★的材料）若有缺失需在最终的移交目录(而不是卷内目录)中注明。

2、每袋档案中的材料对照卷内目录顺序排列，并保证每件档案用不锈钢钉装订。

3、将学位档案卷内目录装入相应档案袋，并置于档案材料最前方。

4、立卷完成后，各单位负责老师打印学位档案移交目录（一式两份），并与档案馆预约检查，待档案馆检查合格后双方办理归档手续。

5、档案立卷移交均按照各类档号（而不是专业）从小到大顺序排列，且与系统打印出来的移交目录顺序一致。

对整理和移交办法有任何疑问的老师请及时与档案馆联系，并可于归档前每周四下午2：30~3：30派勤助学生到档案馆接受培训。

联系人及联系电话：李老师 吕老师 85227092

附件：

1、暨南大学学位档案整理规范(暂行）.doc

       2、学位档案立卷培训.ppt

            档案馆

                                                                       2015.3.12

发布单位：党政办公室

填表说明：

1.    填报时请兼职档案员在各自对应移交的档案门类下打“√”。

2.    如果本单位有2位以上老师移交同类目档案，请分别在备注栏填注每位老师所管理档案的具体内容（例如：人力资源开发与管理处有3位老师分别负责移交人事调配、工资、师资的行政类档案，则在具体分管档案门类都选行政类档案，在备注栏分别填注：人事调配档案、工资档案、师资档案），以便档案馆和档案员联系工作。

3.    如果在具体分管档案门类中选择的是其他门类档案，请在备注栏说明所管理的档案具体内容（如：已故人员档案），以便档案馆和档案员联系工作：。

4.    学生人事档案是指本科生和研究生的个人档案，分为入学档案移交，毕业档案移交。

5.    声像档案包含各单位形成的重要的录音、录像、照片等声像资料，主要包括：上级领导（省部级以上）视察本单位形成的声像档案；本单位举办重要学术、科研活动形成的声像档案；本院、系学生毕业集体合照等。